Jornada laboral

Tipos de Capacitación en Workday

La capacitación en Workday se puede clasificar en cuatro tipos principales. Son:

• Capacitación para Usuarios Finales

  Este tipo de capacitación se centra en proporcionar a los usuarios de negocios las habilidades necesarias para navegar y utilizar la aplicación Workday de manera efectiva. Incluye ejercicios prácticos, guías de usuario y tutoriales en video. Generalmente, estos recursos están adaptados a roles específicos, como el personal de recursos humanos o el personal de finanzas, para ayudarles a satisfacer sus necesidades particulares. Además, la capacitación para usuarios finales suele llevarse a cabo antes de que la aplicación se active de manera oficial. Esto garantiza que los usuarios estén bien preparados para adoptar el sistema con mínimas interrupciones.

• Capacitación para Administradores

  Este tipo de capacitación está diseñado para individuos que serán responsables de gestionar y mantener el sistema Workday. Estas personas incluyen Super Usuarios de Workday y Administradores del Sistema Workday. La capacitación cubre temas como la configuración de aplicaciones, configuraciones de seguridad, generación de informes y actualizaciones del sistema. Los participantes también obtienen conocimientos profundos sobre la arquitectura subyacente de Workday y sus varios módulos funcionales. La capacitación para administradores equipa a estos individuos clave con las habilidades necesarias para garantizar un funcionamiento efectivo y la longevidad del sistema.

• Capacitación Técnica

  La Capacitación Técnica se centra en aspectos como integraciones, APIs y el lenguaje de programación específico de Workday, Workday Cloud Platform. Esta capacitación es esencial para consultores técnicos, desarrolladores y especialistas en integraciones involucrados en la construcción y mantenimiento de integraciones personalizadas entre Workday y otros sistemas. Además, durante esta capacitación, los participantes aprenden cómo desarrollar, solucionar problemas y monitorear integraciones. Asimismo, adquieren conocimientos sobre el Integration Cloud de Workday y varias herramientas y técnicas para garantizar un intercambio de datos y comunicación sin problemas entre Workday y aplicaciones externas.

• Capacitación en Gestión del Cambio

  Este tipo de capacitación a menudo se pasa por alto pero es extremadamente vital. Prepara a los empleados para los cambios organizacionales que vienen con la implementación de Workday. Esta capacitación se centra en gestionar la resistencia, comunicar de manera efectiva y comprender las implicaciones más amplias del uso de Workday en los procesos y flujos de trabajo empresariales. Además, enfatiza la importancia del compromiso de los usuarios, la retroalimentación y el apoyo continuo para garantizar una adopción exitosa de Workday. Esencialmente, esta capacitación ayuda a las organizaciones a navegar los cambios culturales y operativos asociados con la implementación de Workday.

Escenarios de Capacitación en Workday

Workday ofrece varios escenarios posibles que pueden ayudar a las organizaciones a identificar áreas donde pueden necesitar capacitación para optimizar su uso de la plataforma. Aquí hay algunos escenarios clave:

• Incorporación de Nuevos Empleados

  Las organizaciones pueden beneficiarse de la Capacitación en Workday durante la incorporación para familiarizar a los nuevos empleados con la funcionalidad del sistema y cómo apoya sus roles. Esta capacitación asegura que los nuevos usuarios comprendan sus tareas en el sistema Workday y puedan navegarlo de manera eficiente.

• Actualizaciones y Mejoras del Sistema

  Workday actualiza regularmente su software, introduciendo nuevas características y mejoras. Después de una actualización, las organizaciones pueden proporcionar capacitación para asegurar que los usuarios comprendan las nuevas funcionalidades y cómo impactan los procesos existentes. Este escenario ayuda a minimizar interrupciones y maximizar los beneficios de las nuevas funcionalidades.

• Cambios en los Procesos

  Las organizaciones pueden proporcionar Capacitación en Workday cuando haya cambios significativos en los procesos empresariales, como pasar de procesos de recursos humanos manuales a procesos automatizados de Workday. Esta capacitación asegura que los empleados comprendan los nuevos flujos de trabajo, los requisitos de cumplimiento y cómo utilizar el sistema para respaldar estos cambios.

• Capacitación Específica por Rol

  Workday abarca diversas funcionalidades relevantes para diferentes roles. Los empleados en recursos humanos, finanzas y TI requieren capacitación específica ajustada a sus responsabilidades dentro del ecosistema de Workday. Este escenario asegura que los empleados adquieran las habilidades y el conocimiento necesarios para desempeñar sus roles de manera efectiva.

• Gestión de Datos e Informes

  Las organizaciones pueden proporcionar capacitación en Workday cuando los empleados necesiten gestionar datos, generar informes y analizar métricas. Esto es crucial para los empleados en analítica de recursos humanos, informes financieros y roles de cumplimiento. La capacitación en estas áreas asegura un manejo de datos preciso y informes de calidad.

• Cumplimiento y Seguridad

  Las organizaciones pueden proporcionar capacitación en Workday para asegurar que los empleados comprendan los protocolos de seguridad, las regulaciones de privacidad de datos y los requisitos de cumplimiento. Esta capacitación es esencial para roles con acceso a datos sensibles a fin de mitigar riesgos de seguridad y garantizar el cumplimiento regulatorio.

Cómo Elegir la Capacitación en Workday

Antes de adquirir estos módulos, los empleadores deben considerar la relevancia, la integridad, el formato y el costo.

Lo primero que deben hacer los empleadores es verificar si el módulo es relevante para las tareas diarias de sus empleados y las funciones de Workday. Los módulos relevantes pueden ayudar a los empleados a gestionar y optimizar el sistema Workday, por lo que son más efectivos para aumentar la productividad y la eficiencia.

Los compradores también deben buscar paquetes de capacitación que cubran todo el sistema Workday. Aunque estos pueden no ser las opciones más rentables, son beneficiosos para nuevos empleados o empresas que han integrado Workday recientemente. Los módulos integrales también son útiles cuando las empresas necesitan capacitar a empleados en múltiples equipos y departamentos.

Los compradores también deben considerar el formato de los módulos de capacitación y si ofrecen opciones para el aprendizaje autodirigido. Las organizaciones suelen tener empleados con diferentes estilos de aprendizaje. Forzar a los empleados a seguir un solo estilo de aprendizaje puede llevar a una capacitación ineficaz. Por lo tanto, los compradores deben asegurarse de que los módulos vengan en varios formatos, como simulaciones interactivas, videos y materiales escritos.

Finalmente, los compradores deben evaluar el costo de los módulos y si pueden permitirse la compra inicial y las tarifas de suscripción anuales. También deben verificar si el proveedor ofrece descuentos cuando las organizaciones adquieren varios módulos o licencias.

Funciones, Características y Diseño de la Capacitación en Workday (Combinados)

Workday ofrece varios módulos de capacitación que abarcan diferentes funciones, características y elementos de diseño adaptados a las necesidades de diferentes usuarios. Aquí hay un desglose de funciones, características y diseño combinados:

• Currículo Integral

  La capacitación en Workday proporciona un currículo exhaustivo que cubre todos los aspectos esenciales del sistema Workday. Esto incluye módulos centrados en recursos humanos, finanzas, informes, adquisiciones, gestión de proyectos y seguridad. Cada módulo está diseñado para equipar a los usuarios con las habilidades y el conocimiento necesarios para utilizar la plataforma de manera efectiva en sus roles respectivos.

• Capacitación Centrada en el Usuario

  Los programas de formación están diseñados para satisfacer las necesidades de diferentes roles de usuario, como usuarios finales, administradores, profesionales de recursos humanos, personal de finanzas y ejecutivos. Esto asegura que cada grupo de usuarios reciba una capacitación relevante que se alinee con sus responsabilidades y requisitos específicos dentro de la organización.

• Práctica y Simulación

  La capacitación en Workday enfatiza la práctica y la simulación para mejorar la participación y retención de los usuarios. Los participantes pueden interactuar con el sistema Workday a través de ejercicios guiados, simulaciones y escenarios de la vida real, lo que les permite ganar experiencia práctica y construir confianza en el uso de la plataforma.

• Opciones de Aprendizaje Flexible

  Los programas de capacitación ofrecen flexibilidad en términos de opciones de aprendizaje. Los usuarios pueden acceder a cursos en línea autodirigidos, capacitaciones virtuales dirigidas por instructores y talleres presenciales según su estilo de aprendizaje preferido y su disponibilidad. Esta flexibilidad asegura que los usuarios puedan aprender a su propio ritmo y conveniencia.

• Contenido Interactivo y Atractivo

  Los materiales de capacitación en Workday están diseñados para ser interactivos y atractivos. El contenido incluye presentaciones multimedia, cuestionarios interactivos, demostraciones en video y foros de discusión. Este enfoque interactivo mejora la participación del usuario, haciendo que la experiencia de aprendizaje sea más agradable y efectiva.

• Instructores Expertos y Soporte

  Las sesiones de capacitación son conducidas por instructores expertos con conocimiento y experiencia en profundidad en Workday. Estos instructores proporcionan valiosas ideas, mejores prácticas y ejemplos del mundo real. Además, los participantes reciben apoyo continuo a través de foros, mesas de ayuda y comunidades de usuarios, asegurando que tengan acceso a asistencia incluso después de completar la capacitación.

• Actualizaciones y Mejoras Continuas

  Dado que Workday actualiza regularmente su software, los programas de capacitación también se actualizan para reflejar las últimas características, mejoras y cambios en el sistema. Esto asegura que los usuarios se mantengan al día con las funcionalidades más recientes y las mejores prácticas, maximizando su competencia en el uso de Workday.

Preguntas y Respuestas

Q1: ¿Cuál es el propósito de la capacitación en Workday?

A1: La capacitación en Workday ayuda a los usuarios a entender cómo navegar por la plataforma, gestionar tareas y utilizar sus características de manera efectiva. Asegura que los empleados o partes interesadas puedan aprovechar al máximo las capacidades de Workday, lo que lleva a procesos más eficientes y una mejor eficiencia organizacional.

Q2: ¿Quién necesita recibir capacitación en Workday?

A2: Típicamente, los nuevos empleados, el personal de recursos humanos, los gerentes, el personal de finanzas y cualquier persona que interactuará directamente con el sistema Workday puede requerir capacitación. Además, los líderes organizacionales y el personal de soporte de TI también pueden beneficiarse de sesiones de capacitación completas.

Q3: ¿Cuáles son los métodos comunes para llevar a cabo la capacitación en Workday?

A3: La capacitación en Workday se puede llevar a cabo a través de varios métodos, incluyendo sesiones dirigidas por un instructor, seminarios web, cursos en línea autodirigidos y talleres prácticos. Además, proporcionar acceso a manuales de usuario, tutoriales en video y simulaciones interactivas puede mejorar la experiencia de aprendizaje.

Q4: ¿Es necesaria la capacitación en Workday para todos los empleados?

A4: No, la capacitación en Workday no se requiere para todos los empleados. La capacitación generalmente se dirige a aquellos que utilizarán directamente el sistema Workday o aquellos que necesiten comprender sus procesos para sus roles específicos.

Q5: ¿Cuáles son los beneficios de la capacitación en Workday?

A5: La capacitación en Workday ofrece numerosos beneficios, incluyendo una mayor confianza de los usuarios, un aumento en la utilización del sistema, la reducción de errores y una mayor precisión de los datos. También ayuda a minimizar la necesidad de soporte extenso y solución de problemas, lo que conduce a ahorros de costos y a una mejor eficiencia organizacional.