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Un documento de escáner viene en diferentes tipos, dependiendo de las características y funcionalidades. Los tres tipos de escáneres más comunes son los escáneres de cama plana, de alimentación de hojas y portátiles. Estos escáneres se pueden subdividir en escáneres digitales y portátiles según si son físicamente móviles o no. Todos los tipos de escáneres producen documentos digitales independientemente de la categoría.
Escáner de cama plana:
Un escáner de documentos grande suele tener una superficie de escaneo grande llamada placa de vidrio. El escaneo es fácil y preciso con este modelo porque el papel permanece plano sobre la superficie de vidrio mientras el brazo del escáner se desplaza por él. En oficinas, bibliotecas y escuelas, los escáneres de cama plana son comunes porque pueden escanear cualquier cosa, desde libros y revistas hasta fotos y documentos frágiles. El hecho de que los papeles de diferentes tamaños, incluso los que no caben en otros escáneres, puedan escanearse en la placa de vidrio es una de las principales ventajas del escáner de cama plana. Por lo tanto, es el escáner preferido para hacer fotografías grandes o de alta calidad. Aunque puede tardar más en escanear muchas páginas, su precisión superior compensa esto. Además, en comparación con otros escáneres, funciona de forma más silenciosa.
Tanto la tapa del libro como la superficie plana de un escáner se utilizan para mantener los artículos firmes al escanear. Esto garantiza que las páginas escaneadas estén rectas y sin defectos. Los escáneres de cama plana suelen estar conectados a los ordenadores a través de cables USB. Sus sencillas interfaces de usuario los hacen fáciles de operar. La mano del escáner se desplaza por la placa de vidrio mientras el documento escaneado se mantiene plano. El resultado será una copia digital del documento original.
Escáner de alimentación de hojas:
El escaneo de documentos es más fácil y rápido con el escáner de alimentación de hojas. Tiene un mecanismo de alimentación que arrastra los documentos a través del escáner, a diferencia del escáner de cama plana, que requiere la colocación manual de cada página en la placa de vidrio. Este modelo es ideal para escanear grandes volúmenes de documentos porque se pueden escanear numerosas páginas en rápida sucesión. El pequeño tamaño del escáner de alimentación de hojas lo hace conveniente para mover y utilizar en diferentes lugares. A los profesionales que trabajan con muchos papeles, como en bancos, empresas de seguros y despachos de abogados, les gusta este escáner porque ahorra tiempo y espacio. Las imágenes de alta resolución y las funciones de OCR garantizan la precisión y la calidad.
Escáner portátil de mano:
El nombre de este escáner deja claro su propósito. La función principal de un escáner de mano es escanear productos, no documentos; sin embargo, puede ser útil y preciso en ocasiones al escanear papeles. Debido a su pequeño tamaño y ligereza, el escáner de mano es fácil de guardar en cualquier lugar. Es una gran herramienta para profesionales ocupados que necesitan escanear papeles rápidamente. Puede producir imágenes digitales de calidad variable. Mientras que el almacenamiento accesible evita la copia digital utilizando CD-ROM, los archivos se escriben con frecuencia directamente en los discos duros del ordenador. Otra opción para transferir datos es utilizar una tarjeta de memoria.
Las características varían según la marca y el modelo, pero la mayoría de los escáneres de documentos tienen características básicas similares.
Velocidad de escaneo
La velocidad de escaneo es el número de páginas que un escáner puede escanear en un minuto (PPM). Depende en gran medida del modelo, pero los modelos de nivel básico oscilan entre 20 PPM, mientras que los modelos de alta producción pueden alcanzar hasta 300 PPM.
Resolución de escaneo
La resolución de escaneo es la medida de la precisión que puede tener una imagen y se expresa en puntos por pulgada (DPI). Un DPI de 200 es ideal para escanear documentos de texto, mientras que de 300 a 600 DPI es adecuado para imágenes o fotografías detalladas.
Sensor de escaneo
La calidad de imagen de un escáner depende del sensor de escaneo. Los modelos de gama alta tienen sensores CCD, mientras que los sensores CIS son comunes entre los modelos de gama baja y media. Ambos tipos de sensores pueden producir imágenes nítidas y claras.
Conectividad de la interfaz
>USB, Wi-Fi y Bluetooth son los tipos de conectividad de escáner de documentos más populares. USB es el tipo común para muchos modelos, mientras que los escáneres de red y portátiles utilizan la conectividad inalámbrica. Los modelos de gama baja solo tienen conectividad USB, mientras que los modelos de gama media y alta tienen conectividad USB e inalámbrica.
Escaneo dúplex
No todos los escáneres pueden escanear ambos lados de una página. Los que pueden hacerlo lo hacen mediante dos métodos: el escaneo dúplex manual, que requiere que el usuario gire el documento manualmente, y el escaneo dúplex automático, que utiliza un DAD de doble cara para girar el documento dentro de la máquina.
Los escáneres que no pueden escanear documentos dúplex requieren que el usuario gire el documento manualmente. Este tipo de escaneo dúplex solo se encuentra en los modelos de gama baja.
Pantalla táctil
Las pantallas táctiles hacen que el escaneo sea más fácil y menos tedioso. Los modelos de nivel básico pueden no tener una pantalla táctil, mientras que los modelos de gama media y alta tienen una pantalla táctil a color que va de cuatro a diez pulgadas. Los escáneres con pantallas táctiles grandes son más fáciles de usar que los que tienen pantallas pequeñas.
Almacenamiento en la nube
Algunos escáneres tienen memoria incorporada que permite a los usuarios guardar los documentos escaneados directamente en servicios basados en la nube como Dropbox, Google Drive y ScanSnap Cloud.
OCR
El software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) convierte las imágenes escaneadas en formatos editables. Esto hace posible buscar texto dentro de un documento PDF escaneado y reduce el tamaño del archivo.
Los escáneres de documentos vienen con una gran cantidad de características que afectan al rendimiento y la productividad. Es fundamental examinar cuidadosamente cada característica y cómo se alinea con los requisitos de escaneo.
Los documentos de escáner tienen diferentes aplicaciones en las industrias empresarial y personal. A continuación se muestra un análisis detallado de algunos de los usos más destacados de los escáneres de documentos.
Digitalización de documentos
Las organizaciones utilizan los escáneres de documentos para digitalizar documentos físicos. La digitalización reduce las pilas de papel, ahorra espacio y mantiene todo organizado y accesible. Además de eso, la digitalización de los documentos los protege contra futuras pérdidas por incendios, inundaciones u otros desastres.
Archivado electrónico seguro
Archiere faxes, contratos y documentos legales utilizando escáneres de documentos para un archivo electrónico adecuado. Esto es importante en industrias como la sanidad, donde los registros precisos de los pacientes son fundamentales.
Mejora del flujo de trabajo y la productividad
Los escáneres eliminan la necesidad de buscar en innumerables archivos de papel para obtener un documento específico rápidamente. En su lugar, los empleados pueden encontrar y acceder fácilmente a cualquier archivo digital en segundos, lo que aumenta la eficiencia en el lugar de trabajo.
Extracción de datos y formularios electrónicos
Las empresas utilizan los escáneres para extraer información importante de documentos en papel y transformarla en formatos digitales que pueden editarse. Además, los clientes pueden rellenar formularios electrónicos sin esfuerzo.
Intercambio y colaboración de documentos
Trabajo remoto y escaneo móvil
Los escáneres de documentos permiten una rápida transformación de los documentos en papel a formatos digitales para compartirlos por correo electrónico, plataformas de colaboración en equipo y almacenamiento en la nube. Esto promueve la productividad, especialmente entre los equipos dispersos. En los últimos años, los escáneres portátiles se están volviendo cada vez más populares debido a su flexibilidad y comodidad. Estos dispositivos permiten a los usuarios escanear documentos mientras viajan y compartirlos al instante.
Prevención del fraude y cumplimiento
En las industrias financiera y legal, los escáneres de documentos son vitales para garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias. Mantienen copias digitales precisas y fiables de documentos cruciales como contratos, recibos y documentos de identificación. Además, muchas empresas utilizan escáneres para crear imágenes de alta resolución de los documentos con el fin de disuadir el fraude. Estas imágenes claras ayudan a detectar y detener cualquier actividad ilegal.
Los documentos escaneados en masa pueden ser útiles para entregar por correo electrónico o transferir en línea, ya que los papeles escaneados son más extensos que los PDF originales. Por lo tanto, busque escáneres con sistemas integrados de gestión de documentos para ayudar a gestionar y organizar los archivos electrónicos. Considere la posibilidad de comprar un escáner que incluya soluciones de software para una gestión eficiente de documentos. Estas soluciones de software pueden ayudar con tareas como la clasificación de archivos, la denominación, la búsqueda y la recuperación de documentos escaneados.
Al elegir un escáner de documentos, tenga en cuenta las implicaciones del coste. Evalúe el coste total de adquisición, que incluye el precio de compra inicial del escáner y cualquier coste potencial relacionado con las suscripciones de software y las funcionalidades adicionales. Al considerar el coste general y comprender la inversión financiera necesaria, las empresas pueden tomar una decisión más informada con respecto a la asequibilidad y los costes a largo plazo asociados con el escáner.
El objetivo o la intención detrás del uso del escáner puede influir en la elección del escáner. Para las necesidades cotidianas, un escáner de cama plana estándar es suficiente. Por otro lado, para fines comerciales, principalmente si el trabajo implica una amplia gama de escaneos, un escáner de producción de alta velocidad es la mejor opción. Un escáner de alta velocidad puede escanear muchas páginas en poco tiempo, por ejemplo, más rápido que una impresora de cama plana.
Los compradores que quieren escáneres asequibles pueden buscar escáneres usados o reacondicionados. Los escáneres usados suelen costar menos, pero pueden tener más reparaciones y necesitar más trabajo. Los escáneres reacondicionados son menos caros, pero están certificados para estar en buen estado de funcionamiento. No darán ningún problema como los usados. Los compradores deben ser conscientes de las disposiciones de la garantía y los servicios postventa para ambos tipos de escáneres.
P1: ¿Cuáles son las ventajas de comprar escáneres de documentos a granel?
A1: La compra de escáneres a granel puede proporcionar descuentos y ahorros en los costes. También puede garantizar que todos los escáneres utilizados en un lugar específico sean del mismo modelo, lo que simplifica la formación y el soporte técnico.
P2: ¿Cómo podemos determinar el escáner adecuado para nuestras necesidades?
A2: Evalúe el volumen de documentos que se van a escanear, la calidad de escaneo deseada, el tipo de documentos (por ejemplo, de una sola página o de varias páginas) y la necesidad de funciones de procesamiento de imágenes. Evalúe el presupuesto y las preferencias por escáneres compactos, portátiles o ricos en funciones. Considere la integración con los sistemas existentes y elija un escáner que satisfaga los requisitos específicos.
P3: ¿Cómo pueden los compradores estar seguros de que el escáner funcionará con su software existente?
A3: La mayoría de los proveedores de escáneres proporcionan información sobre la compatibilidad del escáner con diferentes soluciones de software. Esta información suele encontrarse en las especificaciones del producto. Los compradores también pueden preguntar al proveedor sobre la compatibilidad del modelo específico de escáner con cualquier software que planeen utilizar.
P4: ¿Cuál es la importancia de la función de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)?
A4: La función de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) convierte las imágenes escaneadas de texto en texto editable y buscable. Esta tecnología reconoce los caracteres del documento escaneado y crea una capa de texto que se puede editar, buscar y copiar. El OCR es muy útil para hacer los documentos escaneados más accesibles.
