Servidor de fax de red

Tipos de servidores de fax de red

Un **servidor de fax de red** es una solución de fax compartida para empresas. Puede recibir y enviar faxes electrónicamente a través de una red. El servidor utiliza una pasarela de fax o tarjetas de fax para conectarse a las líneas telefónicas o VoIP. El servidor de fax de red consta de estaciones de trabajo cliente y el servidor de fax. Las estaciones de trabajo son donde los usuarios envían y reciben faxes, y el servidor es la máquina de fax central que realiza el envío y la recepción.

Los servidores de fax de red son excelentes para las empresas porque minimizan el uso de papel y proporcionan soluciones de fax eficientes. Centralizan el envío de faxes dentro de la organización, brindando a los usuarios un acceso electrónico sin problemas a los faxes enviados y recibidos. Los servidores de fax de red se dividen en dos categorías amplias:

• Servidores en las instalaciones: Estos servidores se instalan y mantienen en los propios servidores de la organización o en instalaciones en el sitio. Le dan a la organización un mayor control sobre el hardware y el software del sistema del servidor de fax. Sin embargo, requieren más recursos en el sitio, como soporte técnico y mantenimiento. Los servidores también tienen líneas telefónicas activas o sistemas VoIP conectados a ellos. Por lo tanto, son más costosos de administrar y poseer.
• Servidores de fax alojados: Los servidores de fax alojados están basados en Internet y, por lo tanto, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo. Son operados por terceros y existen en los centros de datos de la empresa de terceros. No requieren equipos ni infraestructura en el sitio. En cambio, la organización utiliza los recursos del proveedor de servicios. Los servidores de fax alojados son más rentables, ya que no necesitan instalaciones en el sitio. Además, son escalables. La organización puede pedirle al proveedor de servicios que aloje a más usuarios o que aumente la capacidad de almacenamiento del servidor para los faxes.

Los servidores de fax en las instalaciones utilizan tarjetas de fax dedicadas, que son puertos de fax, tarjetas de telefonía y módems. La cantidad de placas determina la cantidad de faxes simultáneos que se pueden enviar y recibir. Los servidores también pueden tener líneas T1 y T3 para alta velocidad y múltiples canales de fax. Los servidores de fax alojados o en línea no tienen placas físicas. En cambio, utilizan tecnología VoIP. VoIP es un sistema de fax de Protocolo de Internet (IP) que transforma las señales analógicas en digitales. Es más asequible que los servidores en las instalaciones.

Funciones y características

Funciones

La función principal de un sistema de servidor de fax es enviar y recibir faxes a través de una red en lugar de una línea telefónica tradicional. Para ello, el servidor convertirá los documentos en archivos digitales que se pueden enviar por correo electrónico o descargar desde una computadora. Esto utiliza protocolos de correo electrónico como SMTP y TIFF/FRM o PDF para la transmisión de faxes y formatos de archivo para el almacenamiento de faxes como Tiff o PDF.

Un sistema de servidor de fax se integra con otras aplicaciones comerciales. Puede conectarse con sistemas de gestión de documentos para almacenar electrónicamente los documentos enviados por fax o con software de gestión de relaciones con el cliente para agilizar el envío de presupuestos y contratos por fax. Muchos servidores de fax de red también funcionan con plataformas de comunicaciones unificadas que combinan voz, video y fax en un solo sistema. La integración con las aplicaciones existentes impulsará la productividad porque los usuarios pueden enviar y recibir faxes sin cambiar de programa.

Otra característica importante de los servidores de fax es la seguridad para la información confidencial. La mayoría de los servidores ofrecen cifrado para enviar y recibir faxes, además de firmas digitales que autentican quién ha enviado el documento. Los controles de acceso limitan qué usuarios pueden ver o enviar ciertos documentos. Los registros de fax hacen un seguimiento de todas las transmisiones, por lo que hay un registro en caso de disputas o auditorías. Proteger la integridad y la privacidad de los datos es esencial para las empresas que manejan registros confidenciales de clientes o empleados.

Un servidor de fax simplifica la gestión del envío de faxes comerciales en comparación con las máquinas independientes. Reduce los costos al eliminar el hardware innecesario y los cargos telefónicos, ya que varios usuarios comparten un servidor en lugar de líneas y impresoras individuales. Los usuarios también pueden encontrar cualquier documento enviado o recibido más rápido utilizando funciones de búsqueda electrónica en lugar de ordenar pilas de papel. El mantenimiento también se vuelve más fácil porque los servidores solo necesitan actualizaciones de software, mientras que las máquinas tradicionales requieren mantenimiento y reparación regulares.

Características

Los servidores de fax de red tienen algunas características que los hacen mejores que las máquinas de fax tradicionales. Estos incluyen:

• Transmisión de alta velocidad: Los servidores de fax envían documentos rápidamente, lo que ayuda a los usuarios a recibir o enviar faxes con rapidez, lo que mejora la productividad.
• Amplia compatibilidad: Esto puede funcionar con varios dispositivos y aplicaciones, incluidos clientes de correo electrónico, sistemas de gestión de documentos y software de productividad de oficina, para que los usuarios puedan enviar o recibir faxes desde sus plataformas preferidas.
• Control centralizado: Los usuarios pueden monitorear todos los faxes enviados y recibidos desde una sola interfaz, lo que simplifica el seguimiento de las transmisiones, la gestión de los usuarios y la configuración de los ajustes del sistema.
• Escalabilidad: A medida que una empresa crece, el servidor de fax puede adaptarse al aumento de la demanda sin necesidad de agregar máquinas o líneas adicionales.
• Ahorro de costos: El envío de faxes por red ayuda a las organizaciones a ahorrar dinero al reducir los gastos de hardware y también al evitar cargos adicionales por líneas telefónicas.
• Mejora de la gestión de documentos: La integración de los servidores de fax con los sistemas de gestión de documentos existentes ayuda a eliminar el trabajo duplicado y garantiza que todos los documentos estén en el lugar correcto.
• Mayor movilidad: Los usuarios pueden enviar y recibir faxes desde cualquier lugar donde haya acceso a la red, lo que permite a las empresas operar de manera más eficiente y también impulsa la colaboración con trabajadores remotos y personal móvil.
• Fiabilidad: Los servidores de fax de red tienen una entrega confiable y reciben faxes, lo que ayuda a las empresas a evitar averías del sistema que pueden provocar la pérdida de contratos y retrasos.
• Impacto ambiental reducido: Al eliminar la necesidad de faxes en papel, el envío de faxes por red ayuda a las organizaciones a ser ecológicas y al mismo tiempo reduce los costos.
• Acceso remoto: Los usuarios pueden enviar o recibir faxes desde cualquier lugar del mundo, lo que ayuda a las empresas a responder rápidamente a clientes y socios.

Escenarios

Un servidor de fax de red tiene muchas aplicaciones útiles. Las empresas utilizan servidores de fax para enviar y recibir faxes a través de Internet, abriendo un canal de comunicación más eficiente y rentable. Esto se debe a que no necesitan una línea telefónica dedicada para cada oficina. También son más seguros que las máquinas de fax tradicionales.

Las organizaciones que trabajan con documentos confidenciales, como los sectores legal o financiero, utilizan servidores de fax como una forma segura de transmitir documentos. También tienen características como la transmisión cifrada, que mantiene la información confidencial segura. Muchas empresas utilizan servidores de fax de red para cumplir con las normas y reglamentos. Algunas industrias tienen normas que exigen que los documentos se envíen por fax. Un servidor de fax facilita el cumplimiento de estas normas y el mantenimiento de registros de los faxes enviados y recibidos, lo que demuestra la prueba de cumplimiento. También se utilizan en industrias como la atención médica y los seguros.

Las grandes empresas que tienen muchas oficinas y trabajadores las utilizan para impulsar la comunicación. Pueden enviar y recibir faxes desde sus computadoras o dispositivos móviles sin utilizar una máquina de fax física. Las organizaciones que manejan grandes volúmenes de mensajes de fax utilizan servidores de fax. Algunos tienen características como la distribución automática y la cola de mensajes, lo que facilita la gestión de la comunicación por fax.

Las empresas que trabajan con documentos en papel, como contratos, facturas y órdenes de compra, utilizan servidores de fax para convertirlos en formatos digitales. Los documentos se pueden firmar electrónicamente y luego enviar por correo electrónico. Muchas empresas utilizan servidores de fax de red para reducir los costos. No necesitan líneas telefónicas y los costos de mantenimiento son más bajos que los de las máquinas de fax tradicionales. Los servidores de fax ofrecen una comunicación más eficiente, ya que pueden enviar mensajes más rápidamente y pueden integrarse con otro software.

Cómo elegir servidores de fax de red

Los compradores comerciales deben tener en cuenta muchos elementos al elegir un servidor de fax de red para garantizar que cumpla con sus necesidades únicas. Los siguientes consejos se analizan a continuación:

• Considere las necesidades de capacidad y escalabilidad: Evalúe las necesidades actuales y futuras de envío de faxes de la organización. Piense en la cantidad de usuarios, el volumen de faxes enviados y recibidos y las proyecciones de crecimiento. Elija un servidor de fax de red que pueda manejar la capacidad requerida y tenga espacio para la expansión para satisfacer las demandas futuras.
• Evalúe las funciones e integraciones: Identifique las funciones esenciales necesarias para la organización, como fax a correo electrónico, correo electrónico a fax, firma electrónica, almacenamiento de documentos y medidas de seguridad. Elija un servidor de fax de red que ofrezca estas funciones y se integre a la perfección con los sistemas y flujos de trabajo existentes. Considere cualquier característica o funcionalidad adicional que pueda mejorar la productividad y la eficiencia, como el acceso móvil, la administración centralizada o los informes y análisis avanzados.
• Considere la seguridad y el cumplimiento: Considere las medidas de seguridad que ofrece el servidor de fax de red, incluido el cifrado, la autenticación, los controles de acceso y las pistas de auditoría. Asegúrese de que el servidor cumpla con las normas y los estándares de la industria, como HIPAA o GDPR, si la organización maneja información confidencial o sensible.
• Evalúe la facilidad de uso y el soporte: Considere la facilidad de uso de la interfaz y las herramientas de administración del servidor de fax de red. Busque una solución que requiera una formación mínima y tenga una configuración y operación sencillas. Evalúe el soporte al cliente y los recursos del proveedor, como la documentación, los tutoriales y la asistencia para la resolución de problemas. Asegúrese de que brinden soporte oportuno cuando sea necesario.
• Evalúe los requisitos de infraestructura y las opciones de implementación: Evalúe la infraestructura de TI y el entorno de red de la organización. Considere las opciones de implementación para el servidor de fax de red, como soluciones locales, alojadas o híbridas y su impacto en los requisitos de infraestructura, el mantenimiento y los costos. Revise los requisitos de hardware y software del servidor de fax de red para comprobar su compatibilidad con los sistemas de la organización.
• Realice un análisis de costos: Considere los costos iniciales y continuos, incluidos los honorarios de licencia, las compras de hardware, el mantenimiento, el soporte y los costos de infraestructura. Evalúe el posible retorno de la inversión (ROI) considerando las ganancias de productividad, los ahorros de costos y las mejoras de eficiencia que resultan de la implementación del servidor de fax de red.

Preguntas y respuestas

P: ¿Es un servidor de fax más seguro que enviar un fax por Internet?

R: Las máquinas de fax de red proporcionan robustas medidas de seguridad para salvaguardar los datos confidenciales durante la transmisión y el almacenamiento. Estas medidas incluyen cifrado, controles de acceso y pistas de auditoría, asegurando la confidencialidad e integridad de la información enviada por fax.

P: ¿Sigue siendo posible enviar un fax por Internet?

R: Sí, el envío de faxes en línea es posible a través del correo electrónico o una aplicación móvil, que envía el documento que se va a enviar por fax y el número de fax del destinatario electrónicamente. Este método es más conveniente que el envío de faxes tradicional.

P: ¿Cuál es la ventaja de enviar un fax por correo electrónico?

R: El envío de faxes todavía se prefiere para algunos documentos oficiales, contratos o documentos legales, ya que proporciona una prueba física tangible de la transmisión y la recepción, sin posibilidad de que el documento se ignore o se pierda de la bandeja de entrada.