Sistema de seguimiento de documentos

Tipos de sistemas de seguimiento de documentos

Un sistema de seguimiento de documentos completo suele ser una solución personalizada que se adapta a las necesidades específicas de una organización. Ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de los documentos digitales y físicos a lo largo de su ciclo de vida dentro de la organización. Estos sistemas suelen combinar componentes de hardware especializados como códigos de barras, etiquetas RFID, escáneres y lectores. Además, cuentan con aplicaciones de software para la identificación de documentos, la captura de datos y el seguimiento. Cabe destacar que estos sistemas no son iguales para todas las organizaciones. Por lo tanto, pueden personalizarse con funciones como el soporte de firma electrónica, la generación de informes de auditoría y las funcionalidades de acceso móvil.

Estos son algunos tipos de sistemas de seguimiento de documentos:

• Sistema de seguimiento de documentos RFID: Este tipo de sistema de seguimiento de documentos utiliza la tecnología de identificación por radiofrecuencia para hacer un seguimiento de artículos y documentos. En un sistema de seguimiento de documentos RFID, cada documento está asociado a una etiqueta RFID, que puede ser pasiva o activa. Las etiquetas están hechas de microchips y antenas y pueden almacenar y transmitir información sobre el documento, como su ID único. Con este sistema, la información puede recopilarse y actualizarse automáticamente sin necesidad de escanear en línea de visión.
• Sistema de seguimiento de documentos con código de barras: En este tipo de sistema de seguimiento de documentos, los códigos de barras se imprimen y se adhieren a cada documento. Los códigos de barras se escanean luego con escáneres de código de barras portátiles, que capturan los datos escaneados. Esto permite a los usuarios rastrear la ubicación y el estado de diferentes documentos de forma precisa y sencilla.
• Sistema de seguimiento de documentos con código QR: Los códigos QR son un tipo de código de barras 2D que se puede utilizar en un sistema de seguimiento de documentos. Al igual que los sistemas de seguimiento de documentos con código de barras, los códigos QR se escanean con dispositivos móviles o escáneres de código QR. El escaneo genera información sobre el documento, lo que facilita su seguimiento dentro de la organización.

Funciones y características del sistema de seguimiento de documentos

El sistema de seguimiento de documentos resuelve muchos problemas que las empresas enfrentan al gestionar sus documentos. Puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, permitiendo que los empleados se concentren en tareas esenciales que promuevan el crecimiento y la rentabilidad. Estas son algunas de las funciones clave de este sistema:

• Identificación y clasificación de documentos: El sistema identifica cada documento asignándole un ID único. También clasifica los documentos según ciertas características, como el tipo o la categoría. La identificación y clasificación de los documentos facilita su búsqueda y recuperación, incluso en archivos grandes.
• Seguimiento y monitoreo: El sistema de seguimiento de documentos hace un seguimiento de cada documento en la organización. Permite a los usuarios monitorizar los movimientos y las actividades de todos los documentos. Se puede ver quién está manejando un documento, dónde se encuentra o cuándo debe completarse. Esto mejora la rendición de cuentas y garantiza que no se pase por alto nada importante.
• Control de versiones: El sistema de seguimiento mantiene registros actualizados de todas las revisiones de documentos. Muestra los cambios realizados en cada versión y quién los aprobó. Esto evita la confusión que puede surgir cuando las personas utilizan diferentes versiones de un documento para tomar decisiones. También garantiza que todos puedan consultar la versión correcta que está autorizada.
• Notificaciones y alertas: Los usuarios recibirán alertas y recordatorios a tiempo si están a punto de perder una fecha límite importante, si un documento debe revisarse o si debe firmarse. Estas notificaciones ayudan a las personas a tomar medidas rápidas para evitar costosos retrasos.
• Cumplimiento y seguridad: Un software de seguimiento de documentos ayuda a las empresas a cumplir con los estándares de la industria y los requisitos regulatorios al mantener todos los registros que exige la ley. Este sistema mitiga los riesgos de problemas legales, sanciones y multas. Protege los datos confidenciales del acceso no autorizado mediante el cifrado, la autenticación de dos factores y el control de acceso.
• Informes y análisis: Las empresas pueden tomar mejores decisiones con los conocimientos que proporciona el análisis de datos. Los usuarios evalúan la situación observando las tendencias, los patrones y otras métricas importantes relacionadas con los documentos.

Escenarios de los sistemas de seguimiento de documentos

Los sistemas de seguimiento de documentos tienen diversas aplicaciones en diferentes industrias. Estos son algunos de sus escenarios de uso:

• Atención médica

  Los hospitales y los centros de atención médica utilizan ampliamente los sistemas de gestión de documentos para rastrear y gestionar los registros de los pacientes, los formularios de consentimiento y los documentos legales. En esta industria, el incumplimiento de los requisitos regulatorios puede dar lugar a disputas legales y multas elevadas. Por lo tanto, los proveedores utilizan los sistemas de seguimiento para garantizar la precisión de la documentación y mejorar la prestación de atención.

• Manufactura

  El sector manufacturero utiliza un sistema de seguimiento del control de documentos para gestionar las especificaciones de los productos, los formularios de control de calidad y los procedimientos operativos estándar. Esto permite a las empresas cumplir con los estándares y las regulaciones de la industria. También utilizan estos sistemas para evitar errores en la producción y optimizar sus procesos. En resumen, cualquier documento de fabricación que requiera aprobación o revisión necesita un sistema de seguimiento.

• Servicios financieros

  Este sector se ocupa de muchos documentos confidenciales como solicitudes de préstamo, contratos y registros de clientes. Un sistema de seguimiento de documentos ayuda a mantener la confidencialidad e integridad de estos documentos. Además, las empresas utilizan el sistema para cumplir con los requisitos regulatorios y mejorar sus prácticas de mantenimiento de registros.

• Profesión legal

  Los bufetes de abogados utilizan los sistemas de seguimiento de documentos para gestionar los archivos relacionados con los casos, las pruebas, los contratos y los materiales de investigación legal. El sistema proporciona una forma fácil de buscar rápidamente cualquier información que se necesite. También ayuda a los abogados a cumplir con los plazos y garantiza el éxito en el manejo de los casos.

• Servicios públicos y energía

  Las empresas de energía y servicios públicos tienen que lidiar con documentos relacionados con el mantenimiento de equipos, el cumplimiento de las regulaciones y los procedimientos operativos. Un sistema de gestión de documentos rastrea estos documentos para garantizar la adhesión a los estándares de la industria.

• Instituciones académicas e institutos de investigación

  Estas instituciones utilizan los sistemas de seguimiento para gestionar los artículos de investigación, las solicitudes de subvenciones y los registros de los estudiantes. El sistema mejora la colaboración entre el personal y los investigadores. También facilita la recuperación de cualquier dato de investigación en caso de que se necesite una verificación posterior.

Cómo elegir los sistemas de seguimiento de documentos

Antes de seleccionar un sistema de seguimiento de documentos, las empresas deben evaluar varios criterios para garantizar que satisfaga sus necesidades.

• Tipo de sistema

  El primer paso es elegir el tipo de sistema de seguimiento de documentos que se ajuste a las necesidades del negocio. Un sistema basado en papel es adecuado para las empresas con un número reducido de documentos. Sin embargo, las empresas que manejan muchos documentos diariamente deberían optar por sistemas electrónicos de seguimiento de documentos para el procesamiento y las actualizaciones en tiempo real.

• Escalabilidad del sistema

  Las empresas deben elegir un sistema que pueda crecer a medida que la empresa se expande. Seleccione un sistema que permita la adición de nuevas funciones y usuarios.

• Sistema fácil de usar

  Los sistemas con una interfaz fácil de usar son fáciles de adoptar y requieren poca formación. Los sistemas complejos tardan más en formar a los usuarios, lo que aumenta los errores y reduce la productividad.

• Coste del sistema

  El coste del sistema de seguimiento de documentos varía en función de su tipo, características y nivel de personalización. Los sistemas basados en papel son menos costosos de instalar, mientras que los sistemas electrónicos tienen costes de instalación elevados, pero costes operativos más bajos. La evaluación del coste del sistema garantiza que las empresas seleccionen un sistema asequible que se ajuste al presupuesto.

• Características del sistema

  Antes de elegir un sistema, las empresas deben evaluar las características y las capacidades para garantizar que cumplan los requisitos específicos del negocio. Los sistemas portátiles de seguimiento de documentos tienen funciones como la lectura de códigos de barras, la integración con otros sistemas, las alertas automatizadas y las firmas digitales.

  Otras funciones incluyen las pistas de auditoría para el cumplimiento, el acceso móvil para la gestión remota, el almacenamiento en la nube y las plantillas de documentos. Estas capacidades simplifican la gestión de documentos, aumentan la productividad y fomentan la colaboración.

• Reputación y soporte del proveedor

  La colaboración con un proveedor fiable con una buena reputación en la industria es esencial. Ayuda a evaluar la calidad de los sistemas y el soporte postventa. Después de comprar el sistema, los proveedores ofrecen servicios de soporte que ayudan a solucionar problemas, actualizar el sistema y realizar el mantenimiento rutinario. Estos servicios de soporte mantienen el sistema funcionando sin problemas y reducen el tiempo de inactividad.

Preguntas frecuentes sobre el sistema de seguimiento de documentos

P1: ¿Qué características se deben tener en cuenta para un software de sistema de seguimiento de documentos?

A1: Para una implementación exitosa, es importante elegir el sistema de seguimiento de documentos adecuado. Las funciones esenciales incluyen la identificación de documentos a través de escaneos de código de barras o RFID, el seguimiento en tiempo real para actualizaciones, las alertas y notificaciones, el control de acceso seguro y la generación de informes completos.

P2: ¿Cómo mejora la productividad un sistema de seguimiento de documentos?

A2: Al minimizar el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, el sistema optimiza los flujos de trabajo, automatiza las tareas manuales y proporciona acceso instantáneo a la información.

P3: ¿Se puede personalizar un sistema de seguimiento de documentos para satisfacer las necesidades específicas del negocio?

A3: Sí, las personalizaciones garantizan que el sistema satisfaga los requisitos específicos de la organización y se integre perfectamente con el software y la infraestructura existentes.

P4: ¿Cómo garantiza un sistema de seguimiento de documentos la seguridad de los datos?

A4: Con funciones como el almacenamiento de datos cifrados, la autenticación de usuarios, el control de acceso basado en roles y las pistas de auditoría para rastrear la actividad del sistema.

P5: ¿Es necesaria la formación para que los usuarios operen eficazmente el sistema de seguimiento de documentos?

A5: Sí, la formación es esencial para familiarizar a los empleados con las características, funciones y beneficios del sistema.

P6: ¿Cómo elegir el sistema de seguimiento de documentos adecuado?

A6: Tenga en cuenta factores como el tamaño del negocio, la industria, el presupuesto, la escalabilidad y las opciones de implementación (en las instalaciones o en la nube).